Behandle søknad, oversikt over prosess
- 🟡 Under utvikling: Den standardiserte prosessen er validert i samarbeid med sektoren, og er nå under utvikling. Merk: Dette kan også bety at en MVP-versjon er under utvikling der ikke alle prosesstegene er inkludert.
Denne prosessen er en del av opptaksprosesser. I behandlingen av søknaden, vil systemet eller en saksbehandler være den primære aktøren.
Prosessen inkluderer ikke rangering eller tildele plass (opptakskjøring), kun behandlingen av de valgte søknadsalternativene fra mottak til hele søknaden er ferdig behandlet.
Tre subprosesser er del av prosessen og kan gjennomføres på ulike trinn i behandling av søknaden:
- Kvalifisere ulike krav
- Gjennomføre opptaksprøver eller Individuell opptaksvurdering
- Poengberegning av kvotesøknad
Prosessmål
Hensikten med denne prosessen er å behandle søknader til utdanningstilbud fra start til slutt, å kvalifisere den, tildele poeng og gjennomføre nødvendige prøver for at søknaden kan rangeres, og vi dermed har et grunnlag for å finne ut om søker får tildelt plass eller ikke.
Prosessvisualisering - behandle søknad
Behandle søknad - Interaktiv prosessmodell
Beskrivelse
Søknad på utdanningstilbud
Prosessen starter med at en søker leverer en søknad på et utdanningstilbud. Trinnene i søknadsprosessen er beskrevet på egne sider.
Søknadsalternativ i søknad skal behandles
Dette er et automatisk steg, lærestedene trenger ikke foreta seg noe for å motta søknader, de kommer direkte fra opptakssystemet. Dette gjelder både når søknaden er sendt direkte til lærestedet eller der hvor lærestedet er behandlende instans i en samordna søknad- og opptaksordning (f.eks. UHG-opptaket).
Validere søknad
Før søknaden kan behandles, må man validere at alle formkravene til søknaden er på plass. Er alle nødvendige opplysninger og vedlegg med? Er personen (søkeren) identifiserbar? Dette er en service task som ivaretas av systemet. En saksbehandler skal normalt ikke behøve å foreta seg noe på dette trinnet.
Kvalifisere ulike krav
Hvert søknadsalternativ har ulike krav som søkeren må være kvalifisert til for å bli vurdert som aktuell for studiet. Dette kan være formaliakrav som gjennomført utdanning, alder mm, eller tilleggskrav som minstekrav for poeng, fysisk kondisjon eller egnethet. Disse kravene er samlet i et kompetanseregelverk.
Kvalifiseringen skjer ved at søknaden automatisk blir sjekket mot opptakskravene i kompetanseregelverket.
Dersom søknaden ikke møter kravene, kan det bli aktuelt å innhente mer informasjon fra søker. Dette kan også skje automatisk, men det kan også være behov for å koble på en saksbehandler for å innhente eller tolke dokumentasjon.
Opptaksprøver eller særskilt vurdering kan være del av kvalifiseringen, da kjøres disse sub-prosessene i tillegg.
Kvalifisering av krav er en egen subprosess, trinnene er beskrevet på egen side.
Er det opptaksprøve eller særskilt vurdering?
Som nevnt i forrige trinn, kan opptaksprøver eller særskilt vurdering være del av kvalifiseringen av en søknad. Det vil si at søkeren må gjennomføre opptaksprøve eller få søknaden behandlet av en opptakskomité for i det hele tatt å bli vurdert som kvalifisert for studiet. Det siste er typisk for studier på doktorgradsnivå eller visse masterutdanninger.
Opptaksprøver kan forekomme på ulike trinn i prosessen, men for noen studier (f.eks. på Politihøgskolen) kommer den altså allerede tidlig i kvalifiseringen av søknaden.
For de som ikke har opptaksprøve eller særskilt vurdering som del av kvalifiseringen, vil forrige trinn være tilstrekkelig for å avgjøre om en søker er kvalifisert eller ikke.
Søker er ikke kvalifisert
Hvis det viser seg at søkeren ikke er kvalifisert for søknadsalternativet, vil søknaden bli avslått allerede nå.
Søkeren vil få beskjed om eventuelle mangler i søknaden som ligger til grunn for at hen ikke er kvalifisert, f.eks. manglende dokumentasjon eller poeng. Dette er en service task som systemet skal ta seg av uten at en saksbehandler trenger å gjøre noe for at søkeren får informasjonen.
Søknaden er da ferdig behandlet, med mindre vi mottar ny informasjon. Dersom dette er informasjon, for eksempel i form av dokumenter hvis innhold ikke kan behandles automatisk, så blir søknaden løftet til avvikshåndtering hos ledig saksbehandler.
Søker er kvalifisert - med poengberegning
Hvis søkeren er kvalifisert innenfor ett eller flere søknadsalternativer, blir neste trinn å beregne aktuelle poeng. Vi snakker her om en kvotesøknad, fordi søknadsalternativet kan inndeles i ulike kvoter hvor det kan være ulike rammer for hvordan poeng beregnes, avhengig av hvilken kvote man tilhører. En søker kan tilhøre flere kvoter samtidig.
Dette er en egen subprosess, beregning av poeng for kvotesøknad, som er beskrevet på egne sider.
Det tildeles ulike poengtyper, som karakterpoeng, kjønnspoeng o.l. Når kvotesøknaden er ferdig beregnet, vil saksbehandleren sitte igjen med oversikt over hvor mange poeng søkeren har innenfor de ulike kvotene. Poengberegningen skjer altså flere ganger per søker.
Søker er kvalifisert - uten poengberegning
Ikke alle studier benytter poengberegning når de skal vurdere og rangere søkere. Det finnes flere alternative former for vurdering/rangering som ikke innfatter bruk av poeng. Dette kan være førstemann til mølla eller loddtrekning (tilfeldig rangering), og i noen tilfeller også faglig vurdering av opptaksprøver der komiteen ikke legger poeng eller rent objektive kriterier til grunn for vurderingen. Vi vil da typisk motta rangeringen med begrunnelse fra opptakskomiteen fra et saksbehandlingssystem eller et digitalt vurderingssystem.
Denne type alternative vurdering vil i de fleste tilfeller være en service task, hvor systemet foretar rangeringen basert på regler for opptaket.
Søker er kvalifisert - med direkte påmelding
I noen opptak vil kvalifiserte søkere bli direkte og automatisk påmeldt. Dette vil være aktuelt i forbindelse med f.eks. emneopptak for emner som inngår i studentens studierett.
Søknadsalternativ er ferdig behandlet
Når poeng er beregnet på de ulike kvotesøknadene eller det er gjennomført alternativ vurdering, er søknadsalternativet ferdig behandlet. Resultatet av behandlingen deles med aktuelle instanser i form av data, og søknadsalternativet kan rangeres for evt. å gi tilbud om studieplass. Selv om en søknad har status “ferdig behandlet”, vil det være mulig for søker å laste opp ny dokumentasjon, som forbedrede karakterer eller dokumentasjon som manglet fra før av, dog innen oppgitte frister.
Relaterte Prosesser
Tilgjengelig API-støtte
API er ikke designet for denne prosessen ennå.