Gå til hovedinnhold

Betale semesteravgift

info
  • ⏪ Ikke validert: Prosessen er ennå ikke validert/standardisert. Siden viser enten: 1) Dokumentasjon av gjeldende praksis; 2) En prosess som er identifisert, men ikke dokumentert. 3) Prosessen er under vurdering.
  • Denne prosessbeskrivelsen er ment som dokumentasjon av gjeldende praksis. Prosessen er ennå ikke standardisert.

Studenter i Norge skal som hovedregel betale semesteravgift til en studentsamskipnad. Semesteravgiften blir innkrevd av institusjonene og videreformidlet til studentsamskipnaden. FS har pr dags dato støtte for fakturering, oppfølging av krav, og kommunikasjon med bank og økonomisystem. Betalingsløsningen i FS støtter bokføring både etter kontantprinspippet og regnskapsprinsippet, og institusjonene kan også velge om kravene skal følges opp i FS eller i regnskapssystemet.

Prosessvisualisering​

Prosessmål​

Målet med prosessen er å kunne dele hvem som skal betale og hvilke studenter som har betalt semesteravgift, og som dermed kan ha rett til studenttjenester og/eller adgang til å gå opp til eksamen. Betalt semesteravgift er ett vilkår som kan gi gyldig studentbevis og rett til utbetaling av støtte fra Lånekassen for et gitt semester.

Prosessbeskrivelse​

Det følgende beskriver et normalforløp for institusjoner som bruker betalingsmodulen i FS. Prosessen varierer litt ut fra om kravene følges opp i FS, eller i økonomisystemet.

1 Fakturering​

Faktura opprettes normalt ved at studenten trykker på knappen Opprett faktura i Studentweb: Felles studentsystem: Faktura Ved enkelte institusjoner blir fakturaer opprettet for grupper av studenter på forhånd: Felles studentsystem: Skrive ut faktura med giro - FS205.001 Faktura. Normalt formidles disse fakturaene til studenten via Studentweb, men den kan også skrives ut og formidles på papir.

2 Studenten betaler faktura​

Studenten betaler fakturaen, normalt i sin nettbank.

3a Institusjonen laster inn betalingstransaksjoner fra bank til FS​

Dersom kravene skal følges opp i FS, må FS oppdateres med innbetalinger som er kommet til banken. Dette gjøres ved at OCR-filer fra banken lastes inn i FS-klienten. og matches mot riktig faktura: Felles studentsystem: Hvordan laste inn transaksjonsfiler fra bank.

3b Institusjonen laster inn transaksjoner fra økonomisystemet​

Dersom kravene følges opp i økonimisystemet, kan informasjon om innbetalinger osv. lastes inn i FS, enten manuelt eller via en databasejobb Felles studentsystem: FS206.002 Innlasting av transaksjoner fra reskontro

4 Betalingen registreres i FS​

Når betalingen er registrert i FS, blir det automatisk registrert på studentens registerkort at semesteravgiften er betalt. Studenten kan se i Studentweb at institusjonen har registrert betalingen.

Videre oppfølging​

I visse tilfeller kan det bli behov for videre oppfølging av fakturaen. Lista under er ikke uttømmende.

Registrering av fritak for semesteravgift​

Fritak for semesteravgift kan registreres for grupper av studenter eller enkelstudenter.

Registrering av semesteravgift betalt til annen studentsamskipnad​

Studenten er ikke pliktig å betale semesteravgift til mer enn én studentsamskipnad. Studenter som er tatt opp ved to eller flere institusjoner, skal derfor bare betale semesteravgift ved én av disse institusjonene. Studenten må dokumentere overfor de øvrige utdanningsinstitusjonene at semesteravgiften er betalt.

UiO bruker RPA til å behandle meldinger om at semesteravgift er betalt hos annen institusjon og registrerer dette i FS.

Frafall av krav, kreditering og refusjon​

Dersom en student likevel ikke skal betale, kan kravet frafalles i FS-klienten. Institusjoner som bokfører etter regnskapsprinsippet, må i tillegg utstede en kreditnota som "nullstiller" den opprinnelige fakturaen. Dersom fakturaen allerede er betalt, må det også registreres refusjon.

HVL jobber med en RPA-løsning for refusjon av semesteravgift. Roboten jobber i FS og skal kjøre FS208.001 Hovedbokføring uten oppdatering, åpne og arbeide i fakturareskontro samlebilde.

Søknad om utsatt betalingsfrist​

Enkelte institusjoner praktiserer at studenten kan søke om utsatt betalingsfrist. FS har ikke spesifikk støtte for dette. UiO bruker RPA til dette formålet: Robot mottar søknad om disp fra nettskjema, oppretter ny faktura i FS og sender e-post til studenten om at faktura finnes i Studentweb.

UiT bruker RPA til å endre på betalingsfrister i henholdt til interne retningslinjer.

API-støtte​

FSWS-BAS (REST)​

FSWS-BAS (REST) har støtte for registrering av betalt semesteravgift

FS-APIET​

FS-APIet har støtte for uthenting av data om betalt semesteravgift via endepunktet /semesterregistreringer/

FS GraphQL API​

FS GraphQL API har støtte for å hente ut informasjon om betalt semesteravgift for en gitt student eller en liste av studenter.

Eksempel på kall som henter betalt semesteravgift for en gitt student der vi kjenner studentnummeret. Vi har her valgt avgrense søket til betalinger for perioden våren 2020 til våren 2021:

query Studenter {
    studenterGittStudentnumre(
        eierInstitusjonsnummer: "1234"
        studentnumre: "100463"
    ) {
        studentnummer
        semesterregistreringer(
            terminer: [{ar: 2020, betegnelse: VAR}, {ar: 2020, betegnelse: HOST}, {ar: 2020, betegnelse: VAR}]
        ) {
            betaltSemesteravgift
            betaltSemesteravgiftDato
            betaltSemesteravgiftVedInstitusjon {
                institusjonsnummer
            }
            termin {
                arstall
                betegnelse {
                    id
                    navnAlleSprak {
                        nob
                    }
                }
            }
        }
    }
}

Eksempel på respons:

{
  "data": {
    "studenterGittStudentnumre": [
      {
        "studentnummer": "100463",
        "semesterregistreringer": [
          {
            "betaltSemesteravgift": true,
            "betaltSemesteravgiftDato": null,
            "betaltSemesteravgiftVedInstitusjon": null,
            "termin": {
              "arstall": 2020,
              "betegnelse": {
                "id": "MTE3OjEyMzQsVsOFUg",
                "navnAlleSprak": {
                  "nob": "Vår"
                }
              }
            }
          },
          {
            "betaltSemesteravgift": true,
            "betaltSemesteravgiftDato": null,
            "betaltSemesteravgiftVedInstitusjon": null,
            "termin": {
              "arstall": 2020,
              "betegnelse": {
                "id": "MTE3OjEyMzQsSMOYU1Q",
                "navnAlleSprak": {
                  "nob": "Høst"
                }
              }
            }
          }
        ]
      }
    ]
  }
}